¿Los datos críticos están atrapados en documentos físicos y digitales?

Desbloqueemos el valor de la información con la solución de
digitalización con reconocimiento inteligente (OCR)

Los documentos en una organización siempre tienen información imprescindible que puede estar sepultada entre otros elementos. Para que un documento pueda brindarle valor a su organización necesita:

Clasificación:

Cuando se sabe qué tipo documental es, se puede definir qué hacer y esperar de cada categoría, por ejemplo, se le pueden asignar las reglas y particularidades que le corresponden y almacenarse en el lugar indicado. No es el mismo valor ni tratamiento el que tiene un Contrato que un Comunicado empresarial.

Metadatos:

Los Metadatos o Atributos es la información vital y de gran valor que se encuentra alojada en el documento, según las necesidades de cada organización. Estos campos relevantes se definen según el tipo documental. Por ejemplo, los metadatos de todas las Órdenes de compra podrían ser:

  • Persona emisora
  • Fecha de pago
  • Concepto
  • Monto de pago

Búsquedas avanzadas:

Encontrar los datos necesarios para las actividades laborales puede consumir hasta una cuarta parte del día laboral de su equipo. Si se piensa en archivo físico, solicitar, encontrar y recibir documentos puede ser un proceso de días. Los datos deben poderse encontrar al momento por nombre, tipo documental o los metadatos que éste contiene.

Contextualización:

Que la información tenga las conexiones correctas agiliza el trabajo y da más visibilidad. Tener expedientes 360° de sus clientes, proveedores o hasta de los procesos a los que están sujetos, como alta de servicio, marca una verdadera diferencia en el valor que puede otorgar y la eficiencia con que lo hace.

 

Estos cuatro elementos no pueden obtenerse de, al menos, el 80% de los documentos de una empresa. ¿Cuál es la solución a dicho problema?

La digitalización con reconocimiento inteligente (OCR) permite que prácticamente sin intervención humana logre que todos sus documentos sean procesados, clasificados, se les extraiga la información relevante y, ahora como documentos explotables y valiosos, estos puedan alimentar los sistemas y procesos de su organización, además de alojarse y poder consultarse de forma segura y eficiente.

Los 6 pasos para la digitalización con reconocimiento inteligente (OCR) son:

 
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Captura o ingreso de información:

Ingreso de los documentos de forma manual o automatizada a la solución desde el origen digital o físico que tengan.

Procesamiento de imagen:

Optimización de la imagen del documento al remover manchas, marcas de agua y otros desperfectos que éste pudiese tener que afectaran la visibilidad del contenido que contiene.

Clasificación:

Machine Learning que a partir de cómo se ve un documento y qué es lo que contiene, aprende para llevar a cabo una clasificación correcta según los requerimientos establecidos.

Extracción de metadatos:

Los metadatos elegidos en el tipo documental son encontrados y extraídos de forma automática en cada archivo, con los parámetros y formatos elegidos.

Validación:

Si no se cumple con el porcentaje de certidumbre deseado, el documento pasa a revisión de un operador en donde corrobora o corrige los detalles del OCR. Menos de un 5% de los documentos procesados pasan por esta etapa.

Entrega:

Los documentos clasificados y con sus metadatos asociados son entregados al sistema que se defina, como ERP, ECM, CRM o bases de datos on Premise o en la nube.

iik Technologies, como partner Premier de Ephesoft tiene la mejor solución de digitalización con reconocimiento inteligente que puede ser implementada en menos de 4 semanas.

Los resultados benéficos a su organización, que podrá ver reflejados de manera casi automática, son:

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Reducción de costos operativos

Disminuye impresiones, almacenamiento físico y capturistas. Además, al disminuir los tiempos, el costo por solicitud es menor.
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Confiabilidad de información

Información sin errores ni dedazos, que pueden cambiar todo un proceso y son muy comunes. (¡1 error por cada 140 caracteres ingresados!)
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Disponible y escalable

La solución no tiene limitantes de horario, lugar ni número de documentos, por eso siempre solventa las exigencias de su mercado.
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Máxima agilidad de respuesta

Integración automática de la información con los sistemas que usa su organización, olvidando la captura manual, agilizando sus procesos de negocio hasta un 90%

Después de digitalizar con OCR tus documentos, ¿qué sigue?
Conoce la continuación del ciclo de transformación documental aquí

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Pasar de más de 10 puntos de contacto con la información, haciendo el proceso largo, costoso y riesgoso, o simplificarlo a tres momentos automatizados:

 
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