¿En qué consiste la Ley general de Archivos?

En que cada sujeto obligado cuente con un Sistema Institucional de Archivo (SIA) homogéneo y que la actividad archivística se estandarice y alinie a las mejores prácticas, para que toda la documentación física y digital se pueda:

Ley General de Archivos Organizar

Ley General de Archivos Conservar

Ley General de Archivos Disponer

Ley General de Archivos Localizar

Ley General de Archivos Garantizar integridad

Ve funcionando nuestra solución de Archivo Institucional Digital

Cuidamos siempre tus datos personales, para más detalle consulta nuestro Aviso de Privacidad

Para conseguirlo se deben tener las metodologías y sistemas que gestionen con la menor intervención humana
el ciclo de vida documental dispuesto por el Archivo General de la Nación:

Archivo de Trámite:

Los documentos entran por el área de correspondencia y pasan al Archivo de Trámite del área o unidad y se cataloga como documento activo para que se utilice como fuente de información para la toma de decisiones y la resolución de sus asuntos encomendados.

Archivo de Concentración:

Una vez el trámite cerrado se hace la transferencia primaria de los documentos al Archivo de Concentración como semiactivos porque pueden ser consultados por la institución. Pasado el tiempo de retención dispuesto en el Catalogo de Disposición Documental, los documentos serán dados de baja o se hará la transferencia secundaria, dependiendo del valor patrimonial de los mismos.

Archivo Histórico:

Los documentos transferidos al Archivo Histórico permanecerán ahí indefinidamente porque cumplen como testimonio patrimonial de México y son de libre acceso. El Archivo Histórico puede ser uno particular, el de su entidad federativa o el Archivo General de la Nación, según corresponda.

¿Quieres saber todo para cumplir la Ley General de Archivos?

Descarga el E-book donde te la explicamos a detalle
La disposición de la Ley General de Archivos tiene como fecha límite de cumplimiento Junio del 2020.
Dentro de las especificaciones necesarias para tu Sistema Institucional de Archivo el que se postula como el principal aliado es la tecnología, pero escoger correctamente hoy va a impactar la manera en que se transforma digitalmente tu institución.
Por eso la pregunta no es ¿vas a cumplir la regulación? sino ¿cómo piensas hacerlo?
Para realizar el cumplimiento de la Ley General de Archivos de una forma rápida, ejemplar y escalable
iik Technologies de la mano de nuestros partners Alfresco y Ephesoft hemos desarrollado la Solución Institucional de Archivo Digital que cuenta con las funciones de:

Gestionar el ciclo documental completo

Plataforma que automatiza el paso de un documento a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación o recepción, hasta su baja o transferencia como patrimonio histórico.

Recibir documentación

Sistema que puede recibir documentación desde el área de correspondencia o de los archivos de trámite o de correspondencia, conservando su contenido, historial y origen.

Integrar expedientes

Creación automática de expedientes según el Cuadro general de clasificación archivística, clasificándolos por el orden lógico dispuesto en los lineamientos y cronológicamente.

Consultar controladamente

Herramientas de visualización, consulta y búsqueda de información en los documentos, reguladas por permisos de área y funciones.

Resguardar documentación

Conservación íntegra de la documentación por el tiempo asignado en el Catálogo de disposición documental y liberarlo según la disposición que cada documento en su valoración tenga.

Transferir a otros archivos

Cuando las condiciones previas se cumplan, se podrá hacer automáticamente la transferencia de los documentos al archivo que le corresponda.

Ejecutar la baja documental

Cuando, según la disposición documental, no hay valores patrimoniales en la documentación se tendrá que eliminar el documento. El sistema tendrá una alarma y asignará la tarea para que el encargado haga la baja.

Seguir lineamientos y pautas de AGN

Con una estructura de serie, tipo documental y metadatos, se cumplen todos los requerimientos de la Guía de archivo documental, el Catálogo de disposición documental y el Cuadro general de clasificación archivística. Sin embargo, también pueden reflejarse las particularidades que cada institución tenga.

Las ventajas de realizar el cumplimiento con la solución de Archivo Institucional Digital son:

Implementación en 6 semanas

Más usos con el mismo software

Cumplimiento de LGA

Totalmente personalizable
Actualmente tenemos dos sujetos obligados que están ocupando la solución de Archivo Institucional Digital:
 
 
  • "Teníamos un avance en la digitalización, pero ha sido de forma desordenada y sin control. La gran ventaja con este proyecto es que fue bastante rápido y en 4 meses se trasladaron 37 teras, además de la gran cantidad de información que diariamente se genera. con un orden y un control total de cómo se cataloga la información, los tipos, los niveles, las versiones y todo. Va muy cazado a como lo pide la Ley General de Archivos"
    Luis Vallin
    Municipio de Querétaro
  • "No es un proyecto que se queda en pasar lo que tenemos a otra plataforma, realmente el alcance va mucho más allá de lo que es la digitalización y gestión documental. Lo que estamos buscando es implementar un nuevo modelo de atención. Alfresco lo estamos viendo como la herramienta que nos permitirá agilizar y automatizar la mayor cantidad de procesos sustantivos dentro de la Condusef"
    Ricardo Becerril
    CONDUSEF
  • "Cuando entre en vigor la LGA el Municipio de Querétaro no tendrá ningún problema porque todas las áreas involucradas están dentro del proceso. Ahí les encargo a los que no hagan caso de esto porque van a padecer como no tienen idea porque hay que dedicarle un buen tiempo al análisis en donde afortunadamente tuvimos un gran apoyo de iik para llevar a cabo buenas metodologías. La verdad es que nos ha funcionado muy bien"
    César Solar
    Municipio de Querétaro
  • “Trabajando en conjunto con la Directora General de Archivo de la AGN nos dimos cuenta que la Plataforma hecha con Alfresco cumplía con toda esta nueva normatividad de la Ley General de Archivos y nos ayudaba a cumplir con la ley de austeridad republicana al ser software libre"
    Ricardo Becerril
    CONDUSEF
¿Quieres escuchar la experiencia de nuestros clientes de viva voz? ¡No te pierdas el panel Afrontando la Ley General de Archivos llevada a cabo en los Premios I+TGob2019 de CIAPEM

Conoce la solución que ya está siendo ocupada en el Gobierno

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