¿En qué consiste la Ley general de Archivo?

En que cada sujeto obligado cuente con un Sistema Institucional de Archivo (SIA) homogéneo y que la actividad archivística se estandarice y alinie a las mejores prácticas, para que toda la documentación física y digital se pueda:

Ley General de Archivo Organizar

Ley General de Archivo Conservar

Ley General de Archivo Disponer

Ley General de Archivo Localizar

Ley General de Archivo Garantizar integridad

Ve funcionando nuestra solución de Archivo Institucional Digital

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Para conseguirlo se deben tener las metodologías y sistemas que gestionen con la menor intervención humana
el ciclo de vida documental dispuesto por el Archivo General de la Nación:

Archivo de Trámite:

Los documentos entran por el área de correspondencia y pasan al Archivo de Trámite del área o unidad y se cataloga como documento activo para que se utilice como fuente de información para la toma de decisiones y la resolución de sus asuntos encomendados.

Archivo de Concentración:

Una vez el trámite cerrado se hace la transferencia primaria de los documentos al Archivo de Concentración como semiactivos porque pueden ser consultados por la institución. Pasado el tiempo de retención dispuesto en el Catalogo de Disposición Documental, los documentos serán dados de baja o se hará la transferencia secundaria, dependiendo del valor patrimonial de los mismos.

Archivo Histórico:

Los documentos transferidos al Archivo Histórico permanecerán ahí indefinidamente porque cumplen como testimonio patrimonial de México y son de libre acceso. El Archivo Histórico puede ser uno particular, el de su entidad federativa o el Archivo General de la Nación, según corresponda.

¿Quieres saber todo para cumplir la Ley General de Archivo?

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La disposición de la Ley General de Archivo tiene como fecha límite de cumplimiento Junio del 2020.
Dentro de las especificaciones necesarias para tu Sistema Institucional de Archivo el que se postula como el principal aliado es la tecnología, pero escoger correctamente hoy va a impactar la manera en que se transforma digitalmente tu institución.
Por eso la pregunta no es ¿vas a cumplir la regulación? sino ¿cómo piensas hacerlo?
Para realizar el cumplimiento de la Ley General de Archivo de una forma rápida, ejemplar y escalable
iik Technologies de la mano de nuestros partners Alfresco y Ephesoft hemos desarrollado la Solución Institucional de Archivo Digital que cuenta con las funciones de:

Gestionar el ciclo documental completo

Plataforma que automatiza el paso de un documento a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación o recepción, hasta su baja o transferencia como patrimonio histórico.

Recibir documentación

Sistema que puede recibir documentación desde el área de correspondencia o de los archivos de trámite o de correspondencia, conservando su contenido, historial y origen.

Integrar expedientes

Creación automática de expedientes según el Cuadro general de clasificación archivística, clasificándolos por el orden lógico dispuesto en los lineamientos y cronológicamente.

Consultar controladamente

Herramientas de visualización, consulta y búsqueda de información en los documentos, reguladas por permisos de área y funciones.

Resguardar documentación

Conservación íntegra de la documentación por el tiempo asignado en el Catálogo de disposición documental y liberarlo según la disposición que cada documento en su valoración tenga.

Transferir a otros archivos

Cuando las condiciones previas se cumplan, se podrá hacer automáticamente la transferencia de los documentos al archivo que le corresponda.

Ejecutar la baja documental

Cuando, según la disposición documental, no hay valores patrimoniales en la documentación se tendrá que eliminar el documento. El sistema tendrá una alarma y asignará la tarea para que el encargado haga la baja.

Seguir lineamientos y pautas de AGN

Con una estructura de serie, tipo documental y metadatos, se cumplen todos los requerimientos de la Guía de archivo documental, el Catálogo de disposición documental y el Cuadro general de clasificación archivística. Sin embargo, también pueden reflejarse las particularidades que cada institución tenga.

Las ventajas de realizar el cumplimiento con la solución de Archivo Institucional Digital son:

Implementación en 6 semanas

Más usos con el mismo software

Cumplimiento de LGA

Totalmente personalizable

Conoce la solución que ya está siendo ocupada en el Gobierno

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